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Un’app agenda è oggi uno strumento cardine per ogni agente di commercio, rappresentante e responsabile vendite. Accessibile in remoto da dispositivi mobile o tablet, consente ai venditori di creare, modificare o inoltrare ordini di vendita in meno di un minuto, allineando il team in ufficio in temo reale. Può restituire in qualunque momento informazioni immediate sulla lista clienti, semplificando e accelerando visite, chiamate o controlli sui dati di vendita o sui pagamenti.

Le principali caratteristiche di un’app agenda

  • Mobile: quando lo smartphone diventa “ufficio portatile”

Un’app agenti non può prescindere dall’essere mobile e consentire, da un unico strumento –smartphone e/o tablet - di gestire chiamate, email e visite al cliente avendo sempre perfettamente sotto controllo dati e risorse aggiornati in real-time anche (o meglio, soprattutto!) se non sei davanti al tuo pc in ufficio.

Un’aspetto cruciale nell’accesso alle risorse è che l’app sia facilmente integrabile col proprio sistema CRM interno, per cui possa richiamare o inviare dati in tempo reale sincronizzando lo stato delle anagrafiche, degli ordini e condividendoli in sicurezza con i vari team in azienda. Il vantaggio non risiede quindi solo nel fatto di avere uno smartphone connesso ai dati clienti e alle risorse tipiche di vendita (cataloghi, listini etc), ma soprattutto nella sicurezza di avere questi ed altri fondamentali dati (giacenze di magazzino, disponibilità dei prodotti, status dei pagamenti) perfettamente sincronizzati con quelli degli altri reparti aziendali.

  • Gestione contatti e lead

Un’app agenti è in grado di restituire una panoramica completa, aggiornata e capillare dell’anagrafica clienti: permette di gestire non solo i contatti principali, ma di accedere anche ad una cronologia delle attività connesse a ciascun cliente (giri visita, check dei clienti inattivi o bloccati), alle comunicazioni intercorse e allo storico delle proposte di vendita contrattate.

Parallelamente alla gestione dei clienti più o meno consolidati, è buona cosa che l’app agenti preveda anche la gestione dei lead, ovvero dei contatti più “potenziali”: per ottenere dettagli sulle trattative intercorse, l’accesso ai preventivi e alle offerte inviate, la possibilità di gestire listini personalizzati.

  • Gestione preventivi, ordini, incassi

Fondamentale è la gestione degli ordini cliente, che deve mostrarsi capillare e flessibile in modo tale da rendere gestibili tutte le eventualità connesse quali: sconti e prezzi personalizzati, gestione di ordini e invii su magazzini multipli etc. La funzione “ricerca”, certamente una delle più utilizzate dagli agenti, dovrebbe poter essere interrogabile con diverse modalità: ricerca diretta, ricerca da catalogo, preferiti etc. Il controllo sullo stato amministrativo di ciascun ordine cliente è fondamentale anche in ottica di trattativa commerciale: è utilissima dunque la funzione controllo sugli scaduti, sui pendenti e sugli incassi effettivi.

Una funzionalità avanzata molto consigliabile è quella della gestione condivisa del flusso di lavoro: come molti professionisti dei reparti vendita potranno confermare, questa è uno dei passaggi più critici per la finalizzazione di preventivi e ordini -soprattutto nelle aziende di grandi dimensioni in cui il processo d’approvazione prevede più stadi e più soggetti coinvolti. Un workflow dinamico può aiutare a snellire il flusso approvativo, automatizzando la condivisione delle offerte e rendendo gli snodi di approvazione facilmente gestibili grazie a rapidi check o funzioni drag & drop.

  • Dashboard statistiche e controllo report

La funzionalità più utilizzata dai piani dirigenti: statistiche e dashboard inforgrafiche restituiscono una panoramica costantemente aggiornata sui dati delle vendite, sulle statistiche delle offerte e degli ordini, sulla produttività di ciascun agente e sulla potenzialità di ciascun cliente. Conoscere i dati, come stiamo imparando ad capire sempre di più grazie all’avvento della Business Intelligence, equivale a poter prendere decisioni più consapevoli, avviare campagne di marketing verso target più definiti, avere previsioni di vendita più sicure sulla base delle quali stabilire i budget annuali. Insomma, come sempre, conoscere è potere ;).

Le migliori app agenda (secondo Google)

Ma cosa ci offre il mercato online? Che risultati ottengo facendo una semplice ricerca su Google per “le migliori app agenda”? Di primo acchito ci vengono offerte soluzioni suddivise per categoria di device, ad esempio “le migliori app agenda per smartphone” o “le migliori app agenda per Windows e Mac” , con una particolare attenzione quindi al mezzo piuttosto che allo scopo dell’applicazione. Vediamo nel dettaglio cosa viene proposto:

Le migliori app Agenda per smartphone iOs e Android

Sotto la categoria “app agenda per smartphone” troviamo:

  • GOOGLE CALENDAR una tra le più diffuse ed utilizzate app dell’interminabile suite offerta da Google: tra le funzionalità principali il multicalendario, l’impostazione della tipologia di notifica per ogni calendario, integrazione completa con gli altri strumenti della suite Google, quindi aggiunta automaticamente gli eventi da Gmail ed altre infinte possibilità di personalizzazione. Gratuito, disponibile per ogni tipo di smartphone, semplice: più trasversale di così non si può. ACALENDAR Un’applicazione senz’altro funzionale, tra le migliori app calendario dedicate al mondo Android. Ha un’interfaccia utente molto semplice e chiara ed un’interazione intuitiva (swipe verticale per scorrere le date, swipe orizzontale per cambiare menu). La dashboard presenta tutti gli eventi in programma e un’ottima funzione ricerca. A pagamento e disponibile su PlayStore.

  • FANTASTICAL per iPhone - Una combinazione della più classica app agenda completa di tutte le funzionalità del caso: eventi personalizzabili e programmabili, etichette, notifiche push app personalizzabili e temporalizzabili. Integrabile con Facebook ed i facebook events. L’interfaccia è meno intuitiva rispetto ad un ever green come Google Calendar, ma ha funzionalità davvero comode come l’intgrabilità con il microfono iPhone. Disponibile a pagamento sull’App store.

Le migliori app Agenda per Windows

  • OUTLOOK Utilizzato da milioni di utenti in tutto il mondo, outlook è uno tra i software più diffusi tra gli utenti Windows, non a caso è il PIM (Personal Information Manager, in italiano Gestore Informazioni Personali), incluso nella suite di Office. Copre le funzioni di: posta elettronica, gestione rubri contatti e calendario condiviso con un’interfaccia semplice e intuitiva e funzinoalità complete (promemoria, categorie e allarmi personalizzabili). Disponibile nella suite Office o a pagamento nella versione abbonamento ad Office 365.

  • ESSENTIALPIM E’ un software specifico per il Personal Information Management : consente di gestire la posta elettronica e organizzare eventi e memo con la funzinoe calendario, completa di promemoria, note e task.

Le migliori app Agenda per Mac

  • AGENDA Agenda consente di gestire i vari progetti in modo centralizzato: riunisce in una sola applicazione le funzinoalità calendario, to-do list e note. Come molte app dedicate al mondo “mela” ha un’interfaccia pulita ed intuitiva e offre un’interessante funzione per la conversione di note, appunti o liste in formato HTML o Markdown. Al momento è disponibile gratuitamente sull’App store.

  • EVERNOTE App disponibile per utenti Mac dedicata alla gestione e condivisione documentale multidispositivo: documenti e note potranno essere condivisi in tempo reale su tutti i nostri dispositivi (desktop, tablet e smartphone). Disponibile in versione gratuita.

Questo quanto indicato da Google.

Ma se sei un'agente o parte integrante di un Ufficio Vendite aziendale quello di cui hai bisogno è un'applicativo veramente professionale, una soluzione di tipo Business che possa prevedere tutte le funzionalità illustrate in questo articolo e soprattutto un'integrazione con il CRM aziendale: uno strumento capace di ottimizzare tempi e risorse di facilitare la creazione e gestione di nuovi lead per il tuo business.

In SAEP ICT sviluppiamo soluzioni software per applicazioni B2B e B2C professionali e tecnologicamente al'avanguardia: scriveteci a info(at)saep-ict.it per parlarci del vostro progetto.

  • Categories:
  • CRM e Forze vendita

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