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Digitalizzare l'operatività non è una prerogativa esclusiva delle aziende. Anche associazioni, fondazioni, enti di volontariato e ONG possono trarre enormi vantaggi da soluzioni informatiche pensate su misura.
Enti e organizzazioni del terzo settore devono affrontare sfide operative complesse. La gestione di donazioni, bilanci, missioni e progetti con relativi dipendenti e fornitori richiede strumenti adeguati, in grado di semplificare i processi e garantire il rispetto delle normative. In questo contesto, il software per non profit rappresenta una risorsa strategica per migliorare l’efficienza e aumentare l’impatto sociale.
Questi strumenti consentono di ottimizzare la gestione delle risorse, di offrire maggiore trasparenza ai donatori e di liberare tempo da dedicare alle attività operative in campo.
Questo articolo ha l’obiettivo di esplorare nel dettaglio cosa sia un software gestionale per non profit, quali funzionalità offre, come può supportare la crescita delle organizzazioni e quali criteri adottare per scegliere la soluzione più adatta.
Un software per non profit è una piattaforma digitale progettata per rispondere alle esigenze specifiche delle organizzazioni senza scopo di lucro. A differenza dei gestionali tradizionali, questi strumenti sono pensati per supportare processi sia standard assimilabili a quelle di aziende trazioniali- come la gestione di fornitori e magazzini o la contabilità, così come la raccolta fondi, la gestione dei soci, la pianificazione delle attività associative e la rendicontazione trasparente dei bilanci.
Tra le funzionalità più comuni di un gestionale per il terzo settore troviamo:
I gestionali per non profit sono costruiti per adattarsi alla natura ibrida di queste organizzazioni, che operano tra esigenze operative e finalità etiche. Questo significa minori complessità burocratiche, interfacce più intuitive e funzionalità realmente utili per chi lavora ogni giorno sul campo.
Inoltre, molti software dedicati al no profit includono strumenti per:
La digitalizzazione delle attività no profit non è solo una scelta organizzativa, ma un’opportunità per garantire efficienza, trasparenza e capacità di adattamento, migliorando così l'efficacia della missione sociale dell'Ente.
Le organizzazioni non profit si trovano spesso a dover coordinare numerose attività con risorse limitate. Un software gestionale specifico per il terzo settore diventa allora uno strumento imprescindibile per organizzare in modo efficiente le operazioni quotidiane, ottimizzando tempi e riducendo al minimo gli errori.
A differenza delle imprese tradizionali, le associazioni devono gestire una molteplicità di esigenze: dai soci e i volontari fino alla contabilità, passando per la pianificazione degli eventi, la gestione delle donazioni e il rispetto di normative sempre più complesse.
Un software per non profit ben progettato permette di centralizzare tutte queste funzioni in un’unica piattaforma o quantomeno di integrare pienamente e profondamente le funzioni eventualmente gestite su piattaforme diverse - casistica molto diffusa - migliorando il controllo, la coerenza dei dati e la collaborazione tra i membri dell’organizzazione.
Una delle principali sfide delle associazioni è quella di mantenere organizzate e aggiornate informazioni eterogenee. I software gestionali per il no profit permettono di unificare o quantomeno integrare questi dati in modo strutturato e accessibile.
Il grande vantaggio di una piattaforma gestionale è integrare tutte le aree funzionali dell’associazione in un unico sistema. Questo elimina la necessità di passare da un software all’altro, riducendo i rischi di errore e duplicazione dei dati.
Le organizzazioni che abbracciano il digitale si dimostrano più efficienti, più affidabili agli occhi dei donatori e più capaci di rispondere alle sfide del contesto sociale attuale.
Negli ultimi anni, le tecnologie cloud si sono affermate come soluzioni ideali anche per il mondo del non profit. Grazie alla possibilità di accedere a dati e strumenti da qualsiasi luogo e dispositivo, le organizzazioni del terzo settore possono gestire le proprie attività in modo più flessibile, collaborativo e sicuro.
Un software per non profit basato su cloud offre notevoli vantaggi operativi, riduce i costi infrastrutturali e consente una maggiore continuità nel lavoro quotidiano, anche in contesti complessi o distribuiti su più sedi.
Accedere al software da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento, è particolarmente utile per le organizzazioni che operano in mobilità, hanno sedi decentrate o lavorano con volontari da remoto.
Un’altra importante caratteristica delle soluzioni in cloud è il livello elevato di sicurezza che offrono. I dati delle associazioni sono spesso sensibili e devono essere protetti da accessi non autorizzati, perdite o attacchi informatici.
Inoltre, adottare un software cloud consente di ridurre i costi legati all’infrastruttura IT, evitando l’acquisto di server interni, licenze costose o manutenzione hardware. Le soluzioni vengono generalmente offerte in modalità SaaS (Software as a Service), con un canone periodico chiaro e senza sorprese.
Per il mondo del non profit, dove la sostenibilità economica è cruciale, il cloud rappresenta una scelta strategica per modernizzare la gestione interna, aumentare la produttività e dedicare più risorse alla missione sociale dell’organizzazione.
Un buon software per non profit non si limita a fornire strumenti di base, ma integra funzionalità mirate che rispondono alle reali esigenze operative delle associazioni e delle organizzazioni del terzo settore. Le piattaforme più complete offrono moduli personalizzabili, semplici da usare ma potenti, che supportano il lavoro quotidiano e migliorano la gestione interna.
Vediamo ora quali sono le funzionalità più importanti che un gestionale per non profit dovrebbe includere per garantire un reale valore aggiunto.
La gestione delle donazioni è uno degli aspetti più delicati per qualsiasi ente non profit. Un buon software consente di automatizzare tutte le fasi del processo, rendendolo più sicuro, trasparente e tracciabile.
Le organizzazioni del terzo settore gestiscono un elevato numero di eventi, incontri, iniziative pubbliche e attività di volontariato. Il software consente una programmazione efficiente e una gestione centralizzata di tutte le operazioni.
Per le organizzazioni non profit, la trasparenza è un valore fondamentale, soprattutto nei confronti di donatori, enti pubblici e partner. La reportistica chiara e personalizzabile è uno strumento essenziale.
Oltre a queste funzioni essenziali, molte soluzioni includono CRM integrato, strumenti di mailing, raccolta feedback, moduli per la gestione dei progetti, dashboard personalizzate e interfacce mobile-friendly.
Scegliere un software che offra queste funzionalità significa semplificare la gestione interna, aumentare la produttività e rafforzare la credibilità dell’organizzazione agli occhi dei sostenitori.
Scegliere il software gestionale per un’organizzazione non profit è una decisione strategica che può influenzare in modo significativo l’efficienza operativa, la trasparenza finanziaria e la capacità di realizzare la missione dell’ente. La scelta non dovrebbe basarsi solo sul prezzo o sulla notorietà del prodotto, ma su un’attenta valutazione delle realistiche esigenze dell’organizzazione.
Ogni ente ha una struttura, una cultura operativa e una scala d’azione diversa. Ecco perché è fondamentale comprendere quali funzionalità siano indispensabili, quali siano i margini di personalizzazione, e quale livello di assistenza sia garantito nel tempo.
Per garantire un investimento efficace, il software deve essere in grado di adattarsi alla crescita e all’evoluzione dell’associazione. Le piattaforme più moderne offrono modularità, aggiornamenti regolari e un elevato grado di personalizzazione.
Un’altra decisione importante riguarda la tipologia del software: open source o commerciale. Entrambe le opzioni hanno vantaggi e svantaggi, da valutare in base al budget, alle competenze tecniche interne e alla complessità della struttura organizzativa.
Indipendentemente dalla scelta tecnica, è essenziale che il software consenta la gestione centralizzata, sia conforme alle normative (GDPR incluso), e sia in grado di dimostrare concretamente come può semplificare il lavoro quotidiano dell’ente.
Infine, è utile richiedere una demo o versione di prova, coinvolgere i membri del team nella valutazione e verificare la compatibilità con i sistemi già in uso. L’obiettivo finale è dotarsi di uno strumento che non solo funzioni, ma valorizzi davvero il lavoro sociale svolto ogni giorno e - non scontato - garantisca un supporto tecnico e di affiancamento nel tempo.
EMERGENCY ONG ETS, associazione umanitaria che offre cure medico-chirurgiche in contesti di crisi, collabora ormai da alcuni anni con SAEP ICT Engineering per sviluppare degli applicativi a supporto di alcune attività strategiche che non potevano essere gestite in modo standard o tramite gestionali commerciali "a scaffale".
Il primo progetto, avviato nel lontano 2019, è stato il Sistema Gestione Missione (SGM) con il correlato Sistema Dati Clinici.
L'organizzazione umanitaria era già dotata di un ERP, ma necessitava di una soluzione dedicata per la contabilità e la gestione dell'operatività sulle missioni di emergenza sparse nel mondo.
Gli obiettivi erano ambiziosi:
Nel 2024 é iniziato lo sviluppo di una nuova generazione di soluzioni a supporto della catena di Supply Chain per il rifornimento di merce medicale e non medicale presso i centri di emergenza internazionali.
Il progetto - ancora in fase di sviluppo - sta operando sulla gestione dei processi di fornitura, dall’acquisto allo stoccaggio presso 8 centri dislocati in zone del mondo ad alta fragilità ed in contesti di scenari bellici : Sudan, Sierra leone, Afghanistan, Uganda.
L’attuale scenario di operatività in queste aree è eterogeneo: il rifornimento magazzini e/o container non ha procedure standard e ogni centro utilizza procedure differenti che vanno dal file di dati, a DB Access a puro tracciamento cartaceo. I rifornimenti inviati dagli headquarters EMERGENCY di Milano e tutti i metadati ad essi relativi presenti sul gestionale “main” vanno quindi perdendo omogeneità e centralizzazione nel processo che li conduce alla consegna effettiva sui territori di emergenza.
Si é deciso di sfruttare la base applicativa SGM come gestionale dedicato, in quanto specifico e capace di modellarsi flessibilmente alle particolari necessità operative dei centri di emergenza: l'obiettivo é implementare un modulo specifico per il tracciamento univoco, omogeneo e centralizzato dei lotti di fornitura e relativi scadenziari, nonché della loro contabilizzazione e riconducibilità alla rendicontazione generale rispetto ai fondi e alle donazioni utilizzate.
E' in progettazione anche un modulo di gestione ordini per il rifornimento di merce locale e internazionale. Il sistema prevede una funzione di analisi del fabbisogno basato su algoritmi di forecast che stima la merce in esaurimento, informazione ritenuta vitale dati i lunghi tempi di spedizione e consegna dall’Italia verso centri remoti.
La necessità è sostituire il vecchio sistema di classificazione e gestione degli spazi, attualmente in uso presso i centri di emergenza, arrivando a gestire a un livello più profondo e capillare la movimentazione di magazzino e il tracciamento della merce in stock.
In un contesto in cui anche le realtà non profit sono chiamate a rispondere con efficienza, trasparenza e organizzazione alle sfide quotidiane, adottare un software gestionale dedicato é un'esigenza strategica.
Un software per non profit permette di centralizzare le attività, ridurre i margini di errore, risparmiare tempo e risorse, e allo stesso tempo rafforzare la fiducia dei donatori, la trasparenza verso i partner istituzionali e la collaborazione con i volontari.
Le soluzioni oggi disponibili sono numerose e adatte a ogni tipo di ente: dalle piccole associazioni di volontariato alle grandi organizzazioni internazionali. Che si tratti di open source o piattaforme commerciali, la scelta migliore sarà quella in grado di adattarsi alla missione, alla struttura e agli obiettivi dell’ente.
Investire in tecnologia, per una organizzazione non profit, significa valorizzare il proprio lavoro quotidiano, moltiplicare l’impatto sociale e garantire sostenibilità nel tempo. La digitalizzazione diventa quindi un mezzo per servire meglio le persone e le comunità a cui si rivolge il proprio impegno./p
Un software per non profit consente di gestire soci e volontari, tracciare donazioni e fondi, automatizzare la rendicontazione e gestire eventi. Integra strumenti di bilanci, CRM, reportistica e moduli per coordinare le attività associative in modo trasparente ed efficiente.
Sì, i software moderni per non profit offrono API o connettori per integrare sistemi esistenti come contabilità, siti web o piattaforme di comunicazione. Questa integrazione garantisce coerenza dei dati e automatizza flussi di lavoro, riducendo errori e duplicazioni.
Le soluzioni open source offrono maggiore flessibilità e costi ridotti, ma richiedono competenze IT per installazione e manutenzione. Le versioni commerciali includono assistenza, aggiornamenti e hosting, ideali per chi vuole un supporto completo e meno complessità tecnica.
Il costo dipende da fattori come la tipologia di software, il numero di utenti, il livello di personalizzazione e il tipo di licenza. Le soluzioni in cloud spesso prevedono un canone mensile o annuale; quelle open source possono essere gratuite, ma richiedono investimenti IT interni.
Valuta funzionalità specifiche (donazioni, CRM, reportistica), facilità d’uso, supporto, scalabilità e conformità al GDPR. Considera anche l’esperienza del fornitore con il terzo settore, la personalizzazione possibile e la disponibilità di demo o versioni trial.
