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Nonostante l’ampia disponibilità di nuove tecnologie, sono ancora molte le aziende che non hanno digitalizzato tutti i propri processi .

Perché? Perché se adottare nuovi strumenti e tecnologie, che siano capaci di fornire risposte immediate alla crescente evoluzione del business, è ormai un “must” per un’azienda che vuole differenziarsi dai suoi competitor, non significa che sia semplice. Occorrono competenza, visione d'insieme e investimento economico e di energie.
Ne vale sempre la pena? Certo, se i vantaggi che si ottengono già a breve e medio termine vanno ad accelerare ed ottimizzare i processi interni, sia a generare un profitto economico.



Legare ed integrare con l’ERP processi che vengono elaborati con strumenti e tecnologie molto diverse fra loro e per di più da risorse esterne all’azienda non è facile.
Lo sa bene Laterlite , prima azienda produttrice di argilla espansa in Italia con il brand LECA.

La necessità di avere soluzioni integrate fra loro unitamente alla necessità di coinvolgere maggiormente alcune funzioni strategiche aziendali ha spinto l’azienda a rivalutare questi processi esterni e adottare di conseguenza nuove soluzioni.

Chi è LATERLITE e il suo marchio LECA?

Laterlite Spa nasce nel 1964 in provincia di Parma. Con oltre cinquant’anni di esperienza, l’azienda è leader per il mercato Italiano nel settore dell’argilla espansa e lavora con professionisti dell’edilizia nella scelta di soluzioni leggere e isolanti.

Tramite il suo marchio Leca (Light Expanded Clay Aggregate), ha introdotto sul mercato un nuovo materiale aggregato isolante, leggero, riusabile e versatile per numerose applicazioni.

Opera con una vasta e capillare rete di Agenti e Professionisti operativi su tutto il territorio nazionale.

Perché una soluzione per l’ORDER ENTRY?

La Business Unit Leca aveva la necessità di revisionare il workflow della raccolta ordini tramite i propri agenti, fornendo loro uno strumento integrato con il sistema gestionale aziendale.
L’azienda si era accorta che il disallineamento del processo degli ORDINI CLIENTI, gestito dalla forza vendita e da risorse interne di BackOffice, con metodi manuali non automatizzati basati su mail e telefono, impattava negativamente sui costi di gestione interni e limitava la crescita del Business.

L’analisi condotta con i nostri consulenti SAEP ha convinto la Direzione che il problema poteva essere risolto con una gestione degli ordini più veloce, efficiente e standardizzata, che migliorasse di conseguenza la comunicazione dei dati e delle informazioni tra Agenti, Clienti, risorse di Back-Office ed ERP aziendale.

Gli obiettivi

L’obiettivo primario era quello di creare una soluzione ex-novo integrata con l’ERP aziendale in modo da:

consentire agli agenti l’inserimento degli ordini in mobilità e che al tempo stesso potesse permettere loro di rimanere aggiornati sulle ultime novità dell’azienda;

ridurre il carico di lavoro del back-office commerciale eliminando da un lato la procedura manuale di inserimento ordini nel gestionale e dall’altro velocizzare l’elaborazione dell’ordine;

velocizzare i processi di controllo e monitoring in tempo reale dell’attività dei commerciali rapportati ai risultati raggiunti;

migliorare l’esperienza d’acquisto del cliente consentendo di visionare in fase d’ordine cataloghi interattivi sfogliabili in modo intuitivo con informazioni dettagliate.

Per rendere concreti gli obiettivi durante il progetto è stato creato un Team Multidisciplinare che ha operato fin dall’inizio con logiche e Metodologie Agile in cui erano attivamente coinvolti sia le risorse di Saep che quelle di Leca.

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Durante l’elaborazione del progetto come team Saep abbiamo dovuto affrontare alcune criticità, dovute in particolare a:

Elevato livello di personalizzazione dei processi della presentation funzionale;

Risorse interne dell’azienda legate ancora alla vecchia gestione e che nutrivano qualche avversità nei confronti dell’innovazione tecnologica;

Complessità nei criteri di assegnazione cliente - agente, con casistiche di assegnazione plurima, ovvero più agenti per lo stesso cliente.

Abbiamo affrontato queste criticità puntando tutto sulla nostra esperienza nell'approccio e nello sviluppo agili, che da anni ormai ci consentono di secondo queste modalità:

● Metodo di sviluppo ITERATIVO e INCREMENTALE: la pianificazione del progetto è stata diluita lungo tutto il lifecycle plasmando e adattando le azioni in funzione dei cambiamenti che, inevitabilmente, emergevano in corso d’opera e che non potevano essere previsti dall’analisi “As Is-To Be”;

● Riduzione e frammentazione dei tempi di delivery al fine di ottenere feedback immediati;

● Controllo costante dello stato d’avanzamento, analisi dello scostamento e ridefinizione degli obiettivi;

La costante che però ha maggiormente contribuito al successo del progetto è stata il coinvolgimento attivo e continuo degli Stakeholder e della Direzione Aziendale Leca attraverso l’ascolto e il confronto sulle reali esigenze ed aspettative, utilizzando strumenti come:

Prototipazione UI (layout front-end) condiviso;

Workflow di processo chiari e semplici che descrivono i flussi operativi.

La soluzione SAEP ICT

Poiché era necessario dotare la forza vendita di un’APP per la raccolta ordini fortemente integrato con l’ERP aziendale, Saep ha optato per l’infrastruttura Cloud Amazon Web Services, capace di garantire alte performance, disponibilità e sicurezza, in modo da assicurare all’azienda modularità, scalabilità e flessibilità operativa.

La tecnologia utilizzata è Mobile WEB-Based e multipiattaforma.
L’APP funziona infatti sia online che offline e opera indifferentemente sia su dispositivi mobile (tablet) che desktop con la stessa User Experience di un’APP Mobile nativa.
Le principali funzionalità dell’APP sono:

Dashboard con cruscotto agente contenente informazioni statistiche: volume degli ordini, ordini recenti, valore ordine medio, clienti attivi e inattivi;

Anagrafica Clienti: una scheda cliente dettagliata con il riepilogo degli ordini e delle destinazioni associate a quel cliente.

Sistema di trasmissione delle informazioni aggiornate sulla situazione dei clienti: situazione creditizia, fatture scadute, ecc;

Storico Ordini: tutti gli ordini effettuati dal cliente con la possibilità di applicare dei filtri di ricerca o consultare le informazioni sull’ordine come la quantità acquistata, il prezzo, eventuale scontistica applicata;

Ricerca articoli: accesso ad un sistema di ricerca avanzata degli articoli venduti per velocizzare l’inserimento ordini;

Monitoraggio dello stato d’avanzamento dell’ordine integrato con il gestionale.

I vantaggi ottenuti

Leca utilizza la nuova soluzione da Aprile 2020 e i lavori e le integrazioni proseguono facendo di Leca un cantiere a tutt'oggi aperto ed in evoluzione.
Fin da subito, tuttavia, sono stati percepiti i benefici della nuova soluzione tra cui:

azzeramento del margine di errore nell’inserimento degli ordini;

abbattimento dei tempi di validazione degli ordini (che grazie all’app sono ora validati in origine);

riduzione del tempo per gli agenti nella raccolta degli ordini con conseguente maggiore focalizzazione sulle azioni di vendita e attenzione al cliente;

riduzione carico di lavoro per personale di back-office dovuto ad un significativo calo di mail e telefonate con gli agenti;

Riduzione del Lead Time dell’ordine e maggiore soddisfazione dei clienti;

Il percorso di Digital Trasformation che ha attuato Leca ha consentito all’azienda di rispondere in maniera rapida e propositiva sia ad esigenze interne, ovvero quelle relative al miglioramento del worflow di inserimento ordini e all’integrazione dei sistemi, sia ad esigenze esterne velocizzando la risposta ai clienti nell’elaborazione degli ordini.

Il momento in cui un’azienda deve misurarsi con l’evoluzione dei propri strumenti ICT non è mai semplice e spesso comporta un inevitabile cambiamento.
Questo cambiamento però non deve essere percepito necessariamente come negativo perché porta l’azienda verso un unico grande obiettivo: quello di essere più competitiva sul mercato./p

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