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Offerte e preventivi: i parametri utili per snellire i processi

Come ogni commerciale o agente di commercio sa, la creazione dell’offerta ed elaborazione del relativo preventivo è uno dei momenti più delicati nella gestione della relazione con il cliente.
Raramente produrre un preventivo si traduce in un’azione automatica di copia incolla dai valori di listino.
Più frequentemente il listino è una base di partenza per l’elaborazione di un’offerta che tenga conto del trade-off tra le esigenze specifiche del cliente (sulle dimensioni dell’ordine, la disponibilità economica o dei tempi di pagamento) e la volontà dell’azienda di acquisire un nuovo contratto, fidelizzare un cliente o promuovere sul mercato determinati servizi e prodotti.

Le nuove tecnologie web e mobile possono senz’altro venirci incontro nel cercare di automatizzare o semi-automatizzare il grosso di questo processo, ma devono farlo tenendo conti dei giusti parametri su cui lavorare per produrre un’offerta dedicata.
In particolare è necessario che gli agenti, venditori o commerciali possano andare a gestire, modificare, annullare o rigenerare offerte e preventivi a partire da parametri fondamentali quali:

  • Configurazione parametrica del prodotto in tutte le sue possibili varianti
  • Configurazione parametrica dell’ordine (quantità totale, frequenza degli ordini, importi dell’ordine)

Preventivi B2B: le esigenze specifiche

Le offerte nel B2B

Pensiamo alle aziende del settore industriale, alla base della catena di produzione: come vendono, prevalentemente? Spesso a commessa.
Per vendita a commessa intendiamo qui quella tipica del gergo industriale, ovvero una “produzione non ripetitiva e caratterizzata da un’elevata partecipazione del cliente alla definizione del prodotto”.
Un contesto insomma in cui è essenziale avere ampia libertà di manovra nella personalizzazione dell’offerta, ricalcandola sulla base delle peculiari esigenze di ogni singolo cliente.

Il passo immediatamente parallelo è quello del calcolo e controllo dei costi di produzione.

Il reparto commerciale deve quindi avere visibilità trasparente e costantemente aggiornata sui costi di produzione: da quello dei materiali a quello delle lavorazioni.
Una volta ottenuto il controllo certo di questi valori si passa allo step successivo che è quello della creazione a questo punto rapida e automatica della distinta base.
Una buona applicazione agenti è quindi in grado di coprire contemporaneamente due indispensabili necessità:

  • avere sempre il polso aggiornato sul calcolo dei costi
  • risparmiare tempo nel formulare la distinta base (e quindi accellerare la messa in opera della produzione)

L’importanza di un modulo CRM

Cosa manca per completare il puzzle?
Manca lo storico delle faticose interazioni tra venditore e cliente.
Manca il numero degli incontri preliminari ed il loro contenuto.
Mancano le mail, i contatti, le risorse inviate: offerte, listini personalizzati, proposte di scontistica o viceversa richieste di modifica, integrazione o cancellazione di parti dell’ordine ipotizzato.

Manca inoltre – fattore indispensabile – la condivisione trasparente delle risorse tra i vari reparti e i diversi addetti coinvolti nel processo di vendita: è tipico infatti soprattutto nelle aziende di grandi dimensioni, che l’elaborazione dell’offerta avvenga a più riprese e a più mani tra visioni e revisioni della stessa anche tra addetti di reparti diversi (ad esempio commerciale ed amministrazione).

Solo chi ha passato ore nel cercare di ricostruire il flusso di contrattazione di una determinata vendita può ben capire quanto quest’attività sia time conuming.

Quello che una buona app per agenti di commercio deve mettere a disposizione è quindi anche un buon modulo CRM – lo strumento cardine nella gestione delle relazioni azienda-cliente che includa:

  • calendario appuntamenti e programmazione delle attività
  • ricerca filtrata e aperta sulle risorse documentali: mail, allegati, file di calcolo o scrittura, depliant informativi e cataloghi
  • archivio storico dell’intera filiera dei contatti ed i contenuti di ciascuna trattativa, sia essa avvenuta in seno ad un incontro fisico, telefonico e per scritto via mail.

Flusso d'ordine e integrazione con sistemi terzi

Le app commerciali più accurate contemplano sempre la gestione avanzata degli ordini, consentendo di passare dal tradizionale inserimento manuale alla più sofisticata generazione automatica dell’ordine a partire dall’offerta.
Funzionalità, quest’ultima, particolarmente apprezzata dagli addetti del reparto vendite per il grande risparmio di tempo: l’ordine viene automaticamente composto sulla base dei dati che eredita dall’offerta, immettendo valori e caratteristiche in totale autonomia.

Si configura di fatto un semplice passaggio di stato del documento: da preventivo a ordine.
Ogni diverso stato dell’ordine deve poter sempre essere rintracciato a posteriori: ogni modifica, aggiunta, eliminazione rappresenta una versione del medesimo ordine che viene singolarmente archiviata ed è pertanto sempre rintracciabile in tutto il suo storico.

Altra caratteristica fondamentale di un buon applicativo per l’elaborazione delle offerte commerciali è che sia sempre sviluppato in tecnologie capaci d’interfacciarsi con gestionali, ERP ed applicativi terzi.
In questo modo l’applicativo rimane aperto ed integrabile, ovvero disponibile nel recepire i dati da più sistemi: eCommerce, configuratori di prodotti, software gestionali.

  • Categories:
  • Sviluppo WEB ,
  • CRM e Forze vendita

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